Mit dem Aufgabenmanagement können Sie offene Aufgaben während der Ausschreibungsvorbereitung und Vergabe digital erfassen, an relevante Projektbeteiligte zuweisen und nachverfolgen. Bringen Sie Struktur in Ihre Arbeitsweise und steigern Sie die Effizienz in der Zusammenarbeit.
Die Vorteile des Cosuno Aufgabenmanagements:
Klare Zuständigkeiten definieren durch die Zuteilung von Aufgaben an einzelne Nutzer oder Bieter.
Über alle Projekte hinweg wissen was ansteht durch die transparente Übersicht über alle offenen Aufgaben.
Keine Aufgaben mehr vergessen durch automatische E-Mail-Erinnerungen.
Bessere Zusammenarbeit und Nachverfolgbarkeit mithilfe von Statusangaben und Kommentarfunktion.
Hinweis: Das Cosuno Aufgabenmanagement befindet sich noch in der BETA-Phase. Wir freuen uns über Ihr Feedback und Verbesserungsvorschläge über packages@cosuno.de.
1. So erstellen Sie eine Aufgabe
Um eine neue Aufgabe zu erstellen, gehen Sie einfach in den Aufgabenreiter oder die Bieterliste und klicken auf Neue Aufgabe.
Wählen Sie zunächst aus, ob Sie eine interne Aufgabe für Ihre Team-Mitglieder erstellen möchten oder eine Aufgabe an einen Bieter zuweisen möchten.
1.1 Aufgaben für Team-Mitglieder
Für jede Aufgabe können Sie folgende Informationen hinterlegen:
Name
Frist
Projekt & Vergabeeinheit (optional)
Verantwortlicher
Beschreibung
In der Beschreibung können Sie alle relevanten Angaben, die zur Bearbeitung der Aufgabe relevant sind ergänzen.
Aufgaben können an alle Nutzerrollen zugeteilt werden. Wenn sich Aufgaben auf bestimmte Vergabeeinheiten und Projekte beziehen, können Sie nur an Mitglieder des Projekt- bzw. Vergabeeinheitteams zugewiesen werden.
Sobald die Aufgabe erstellt ist, ist sie für alle Personen in Ihrem Unternehmen mit dem Status Offen sichtbar. Aufgaben für spezifische Projekte oder Vergabeeinheiten sind nur für die Mitglieder der jeweiligen Projekt- und Vergabeeinheiten sichtbar.
Der zugewiesene Nutzer erhält eine E-Mail-Benachrichtigung über die anstehende Aufgabe, sowie 24 Stunden vor der Frist eine Erinnerung, damit keine Aufgaben in Vergessenheit geraten.
Hinweis: Sie können das Cosuno Aufgabenmanagement auch verwenden, um Ihre eigenen Arbeitsabläufe zu organisieren. Teilen Sie dafür Aufgaben einfach an Sie selbst zu.
1.2 Aufgaben für Bieter erstellen
Aufgaben können auch direkt an eingeladene Bieter zugewiesen werden.
Für jede Aufgabe an einen Bieter können Sie folgende Informationen hinterlegen:
Name
Frist
Vergabeeinheit
Verantwortlicher Bieter
Beschreibung
In der Beschreibung können Sie alle relevanten Angaben, die der Bieter zur Bearbeitung der Aufgabe benötigt, ergänzen.
Sobald die Aufgabe erstellt wurde, werden die eingeladenen Kontaktpersonen des Bieters über die neue Aufgabe informiert und automatisch erinnert.
Die Aufgabe ist für alle Personen mit Zugang zur Vergabeeinheit sichtbar.
Der Bieter kann den Status der Aufgabe bearbeiten und sobald die Aufgabe absolviert wurde, kann er diese als Erledigt markieren.
2. So bearbeiten Sie eine Aufgabe
Für Aufgaben, die sich gerade in der Bearbeitung befinden, können Sie den Status In Bearbeitung setzen. Sobald eine Aufgabe erledigt wurde, können Sie diese als Erledigt markieren und optional ein Kommentar ergänzen. Der Ersteller der Aufgabe wird über sämtliche Statusänderungen per Email und Benachrichtigungen in der Cosuno informiert.
Sollte sich die Aufgabe verzögern oder der Inhalt bzw. der Verantwortliche ändern, dann können Sie Aufgaben zudem jederzeit bearbeiten.
Gastnutzer können Aufgaben als erledigt markieren, jedoch keine Aufgaben bearbeiten oder löschen.
3. Aufgaben kommentieren
Um alle Beteiligten auf dem aktuellsten Stand zu halten, können Sie Aufgaben mit Kommentaren versehen.
Kommentare, die Sie zur Aufgabe hinzufügen sind nur für Sie und Ihre Team-Mitglieder sichtbar. Der Bieter hat keine Einsicht in Ihre internen Kommentare.
Viel Vergnügen beim Testen der neuen Funktionen! Senden Sie uns gerne Ihr Feedback und Verbesserungsvorschläge an packages@cosuno.de.