Alle Bescheinigungen jederzeit griffbereit und aktuell – für Sie und Auftragnehmer.
Bescheinigungen sind ein wichtiges Thema. Es kosten jedoch auch viel Zeit, um Anfragen per E-Mail an einzelne Auftragnehmer und Projektpartner zu senden, in den unterschiedlichen Systemen hochzuladen und zu prüfen, ob alle Bescheinigungen verfügbar und aktuell sind.
Die Verwaltung von Bescheinigungen in Cosuno bietet Ihnen folgende Vorteile:
Zentrale Verwaltung für weniger E-Mail-Aufwand: Sie können direkt auf alle notwendigen Bescheinigungen zugreifen, die vom Nachunternehmer in seinem Account hinterlegt wurden. Dadurch reduzieren Sie manuellen E-Mail-Versand und haben alle wichtigen und projektrelevanten Bescheinigungen an einem Ort.
Bescheinigungen einfach aktuell halten: Behalten Sie mit einer übersichtlichen Darstellung aller Bescheinigungen den Überblick über Ablaufdaten und aktualisieren Sie sie bei Bedarf direkt in Cosuno.
Transparenz für alle Projektpartner: Alle Personen Ihres Unternehmens können direkten Zugriff auf die Bescheinigungen der Auftragnehmer erhalten und die Dokumente jederzeit einsehen.
Bescheinigungsarten erstellen
Bevor Sie von Ihren Auftragnehmern Bescheinigungen über Cosuno anfragen können, müssen Sie in den Unternehmenseinstellungen festlegen, welche Bescheinigungstypen für Ihr Unternehmen relevant sind. Klicken Sie dafür auf der rechten Seite unter Ihrem Namen auf Mein Unternehmen.
Anschließend klicken Sie im Reiter Bescheinigungsarten auf Neue Bescheinigungsart hinzufügen, um zu definieren, welche Bescheinigungsarten für Ihr Unternehmen angefordert werden können.
Für jede Bescheinigungsart können Sie festlegen,
ob diese bei jeder Anfrage vorausgewählt sein sollte,
die Bescheinigungen dieser Bescheinigungsart ein Ablaufdatum erfordern,
ob Sie für diese Bescheinigungsart eine Vorlage zur Verfügung stellen möchten,
und ob die Bescheinigungen dieser Bescheinigungsart für alle Vergabeeinheiten gültig sind oder Vergabeeinheit-spezifische Inhalte enthält
Als Vorlage können Sie z.B. blanko Fragebögen hinterlegen, die von den Nachunternehmen ausgefüllt zurückgespielt werden sollen.
Als Administrator können Sie über diesen Link jetzt direkt eine neue Bescheinigungsart erstellen:
Bescheinigungen von Nachunternehmern anfordern
Um eine Bescheinigung von einem Nachunternehmer anzufordern, wechseln Sie über das Netzwerk in das Nachunternehmerprofil dieses Unternehmens.
Unter dem Reiter Bescheinigungen, können Sie für den jeweiligen Nachunternehmer Bescheinigungen entweder selbst hinterlegen oder über den Klick auf Anfordern beim Nachunternehmer anfragen.
Bescheinigungen anfordern:
Wenn Sie Bescheinigungen von einem Nachunternehmer anfordern möchten, dann müssen Sie zuerst die Bescheinigungsarten auswählen, die sie anfragen möchten. Sollten Ihnen hier relevanten Bescheinigungen fehlen, dann können Sie diese über die Unternehmenseinstellungen ergänzen (siehe Abschnitt Bescheinigungsarten anlegen).
Zusätzlich müssen Sie definieren von welcher Ihrer Niederlassungen die Anfrage gesendet werden soll, sowie welcher Nachunternehmer-Kontakt die Anfrage erhalten soll. Zusätzlich können Sie optional eine Abgabefrist ergänzen.
Hinweis: Der Nachunternehmer erhält alle 7 Tage bis zur Abgabefrist eine automatische Erinnerungs-E-Mail. Diese Erinnerung erfolgt fortlaufend bis er die Bescheinigung hochgeladen hat.
Der Nachunternehmer wird per Email über die Anfrage informiert und kann die vorliegenden Bescheinigungen einfach über Cosuno bei Ihnen einreichen.
Sobald der Nachunternehmer eine neue Bescheinigung einreicht, werden Sie darüber über Email informiert. Zudem können Sie am Status der Bescheinigung sehen, dass eine neue Bescheinigung hinterlegt wurde.
Aktualität von Anfragen und Bescheinigungen überprüfen
Den aktuellen Status einer Bescheinigung können Sie jederzeit im Nachunternehmer Profil überblicken.
Sobald das Ablaufdatum der Bescheinigung erreicht wurde, werden Sie zudem automatisch über den Ablauf informiert und der Status dieser Bescheinigung ändert sich auf Abgelaufen.
So übernimmt Cosuno die Prüfung der Bescheinigungen auf die Aktualität und ausgelaufene Bescheinigungen können mit nur einem Klick erneut angefragt werden.
Benachrichtigungen steuern
Sie möchten keine Benachrichtigungen über neue oder abgelaufene Bescheinigungen erhalten? Dann können Sie diese einfach unter Mein Konto > Benachrichtigungen abschalten.
Sie möchten die Bescheinigungsfunktion für Ihr Unternehmen aktivieren? Senden Sie uns einfach eine Nachricht an packages@cosuno.de oder schreiben Sie uns über die Chatfunktion.